Readspread.com

News and Article

ประชุมอย่างไรให้งานคืบหน้าไม่น่าเบื่อ

ทุกโครงการงานต่างๆ จะสำเร็จได้ต้องเริ่มจากการประชุมที่ดี และการประชุมที่ดี ต้องเริ่มจากทุกคนรู้จักมารยาทในการประชุมร่วมกัน บ่อยครั้งที่เรารู้สึกว่าการประชุมเป็นเรื่องน่าเบื่อ ต้องเสียเวลาชีวิตเป็นครึ่งค่อนวันเพื่อให้ได้ผลสรุปงานที่ตัวเองต้องทำเพียง 1 บรรทัด
การประชุม

รู้จักควบคุมเนื้อหาและเวลา

หัวหน้าการประชุม และ ผู้ร่วมการประชุม ต้องรู้ขอบเขตการทำงาน อำนาจหน้าที่ ของแต่ละคนให้ชัดเจน หัวหน้าต้องควบคุมเวลา และควบคุมเนื้อหาสาระของผู้ร่วมประชุมแต่ละคน เมื่อทุกคนเข้าห้องประชุมจะต้องเริ่มด้วยการคุยเรื่องส่วนตัวกันเสมอ นั่นถือเป็นเรื่องที่ดีเพราะเป็นสัญญาณบ่งบอกว่า ทีมยังมีมิตรภาพที่ดีต่อกันอยู่ แต่อย่าปล่อยให้คุยเล่นจนกินเวลาประชุมมากเกินไป
เมื่อถึงเวลาต้องประชุมแล้ว เรายังคุยเล่นกันอยู่ หนักสุดก็คือคุยเรื่องละครเกาหลี เมาท์ดารา ข่าวลับวงใน ผลบอล ที่ไม่ได้เกี่ยวกับงานเลยแม้แต่น้อย จะส่งผลเสียเรื่องเวลาที่ใช้ในการประชุมมากเกินไป

หัวหน้าการประชุมต้องมี “สติ” อย่าหลงไปฟังอย่างเพลิดเพลิน ด้วยความอยากรู้เช่นปุถุชน เมื่อเห็นว่านอกเรื่องควรปรามทันทีโดยไม่ต้องเกรงใจ เพราะในห้องประชุมคุณมีอำนาจมากที่สุด ทุกคนต้องเกรงใจคุณเท่านั้น

ดังนั้นเมื่อถึงเวลาประชุมแล้ว ควรพูดเฉพาะเรื่องงาน เรื่องอื่นนอกเหนือการประชุมให้ไปคุยกันนอกห้อง หากเป็นทีมที่มีหัวหน้าการประชุมที่ดี จะบอกเลยว่าเรื่องเมาท์มอยเหล่านี้เก็บไว้คุยที่ร้านกาแฟหลังประชุม ต้องคำนึงถึงเวลาใช้ห้องประชุม เพราะบางบริษัทมีห้องประชุมจำกัด ต้องแย่งกันลงเวลาจอง แม้ในทีมเราจะกันเองไม่เกรงใจกัน แต่ก็ควรเกรงใจทีมอื่นที่มารอใช้ห้องประชุมด้วย

ควรเข้าประชุมทุกครั้ง

หากคุณเพิกเฉยการเข้าประชุม ติดธุระ หรือมีเหตุจำเป็นอื่นๆ ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ แสดงว่าคุณเลือกที่จะสละสิทธิ์ออกเสียงในที่ประชุมด้วยตัวคุณเอง

หากผลการประชุมไม่เป็นไปอย่างที่คาดหวัง คุณจะไม่มีสิทธิ์วิจารณ์ พยายามโต้แย้ง หรือเปลี่ยนแปลงผลนอกห้องประชุมเด็ดขาด ต้องทำงานไปตามที่ประชุมกำหนดเท่านั้น แม้จะถึงรอบการประชุมใหม่ ก็ไม่ควรเสนอแก้ไขปรับเปลี่ยนผลการประชุมครั้งก่อนด้วยเช่นกัน เพราะจะทำให้งานกลุ่มไม่เดินหน้าไปตามเวลาที่กำหนดไว้ กระบวนการทำงานวนกลับมาที่เดิม คนที่ทำงานไปแล้วก็จะเสียเวลา เสียแรง เสียกำลังใจ เพราะคนที่ไม่ยอมเข้าประชุมครั้งก่อนเข้ามาทำให้วุ่นวาย

การกระทำแบบนี้คือตัวถ่วงทีมที่หนักที่สุด เป็นมารยาทต้องห้ามที่ทุกคนควรให้ความสำคัญ ดังนั้นคุณควรเข้าประชุมทุกครั้งเพื่อร่วมชี้แจง และออกเสียงในที่ประชุมเพื่อให้ผลเป็นอย่างที่คุณคาดหวังมากที่สุด

รับผิดชอบงานตัวเองให้ดี และไม่วิจารณ์งานของเพื่อน

ไม่ควรวิพากษ์ วิจารณ์ การทำงานของเพื่อนร่วมงาน หรือการทำงานของทีมอื่นโดยตรง เพียงเพราะไม่ถูกต้องตามความคิดคุณ คนที่สามารถต่อว่า หรือ วิจารณ์ การทำงานของทุกคนทุกทีมได้ มีเพียงหัวหน้าการประชุมเท่านั้น ดังนั้นหากคุณพบเห็นสิ่งที่คิดว่าเป็นปัญหาในการทำงานของคุณ อันเนื่องจากผลกระทบต่อเนื่องจากอีกทีม หรือรู้สึกว่าบางอย่างไม่เป็นธรรมในการทำงาน ควรแจ้งต่อหัวหน้าการประชุม เพื่อนำเรื่องเข้าสู่การประชุมครั้งต่อไปเท่านั้น

ข้อนี้อาจดูขัดแย้งกับความคิดของคนทั่วไป ที่คิดว่าหากเพื่อนร่วมงานทำไม่ดีสามารถบอกกับเขาตรงๆ แบบมิตรภาพเพื่อนร่วมงาน แต่ในโลกความเป็นจริงไม่สวยงามอย่างในละคร เพื่อนร่วมงานบางคน แค่เราเตือนอย่างสุภาพ เขาก็มองเราเป็นศัตรูแล้ว บางคนจัดอยู่ในประเภทเพอร์เฟคชั่นนิสต์ (Perfectionist) บางคนมีอีโก้สูง ฉันไม่ได้ผิด ฉันทำงานอย่างสมบูรณ์แบบแล้ว คุณต่างหากที่ไม่รู้เรื่องเท่าฉัน คนที่จะกดดันเปลี่ยนความคิดของเพื่อนร่วมงานประเภทนี้ได้ มีเพียงแต่คนที่มีตำแหน่งสูงกว่าเขาในที่ประชุมเท่านั้น

อีกอย่างหนึ่งการที่ตัวคุณไปวิพากษ์ วิจารณ์เพื่อนร่วมงาน หรือทีมอื่นได้เป็นฉากๆ เช่น คนนั้นทำงานน้อย คนนี้ชอบเข้างานสาย บางคนชอบอู้งานไปแอบดูดบุหรี่ ดูสิคนนั้นวันๆ นั่งส่องแต่เฟซบุ๊ก คนนี้ทำงานไม่เป็นมืออาชีพ คุณอาจถูกมองว่าว่างจนมีเวลามานั่งจับผิดนินทาเพื่อนร่วมงานได้เช่นกัน ดังนั้นเมื่อได้รับมอบหมายแล้ว ควรเอาเวลามาทำงานของคุณให้เสร็จ และปล่อยให้ปัญหาเหล่านี้เป็นของหัวหน้า หรือแจ้งในที่ประชุมเท่านั้น

ทุกอย่างต้องจบในที่ประชุม

ใครทำอะไร ที่ไหน อย่างไร ทำกับใครบ้าง รับงานต่อจากใคร กำหนดงานเสร็จเมื่อไหร่ เสร็จแล้วต้องส่งต่อให้ใคร มีข้อสงสัยหรือปัญหาอะไรบ้าง พื้นที่ทำงานของแต่ละคนอยู่ตรงไหน กำหนดทิศทางการทำงาน และนัดหมายประชุมอีกครั้ง ทุกอย่างต้องชี้แจงและจบในที่ประชุมในแต่ละครั้ง ต้องไม่มีการพูดถึงปัญหาอื่นนอกห้องประชุมเด็ดขาด เพราะปัญหานั้นจะถูกเพิกเฉยไม่ได้รับการแก้ไขให้งานลุล่วง ผลของการประชุมถือเป็นเด็ดขาด เพื่อให้การประชุมครั้งต่อไปมีความก้าวหน้าในการดำเนินงาน

จำไว้ว่าการประชุมคือตัวกำหนดทิศทางความสำเร็จ หากหัว(ผลสรุป)ไม่นิ่ง หาง(คนทำงาน)จะส่าย แล้วงานจะไม่ออกมาในทิศทางที่ต้องการ การประชุมคือการทำให้หัวนิ่ง มีทิศทางที่ทุกคนในทีมจะร่วมลงแรงพายเรือให้ถึงจุดหมายร่วมกัน หากทำไปแล้วหัวเปลี่ยนแผน เปลี่ยนใจ คนทำงานจะรู้สึกเหนื่อยฟรี ที่ลงแรงไปคือสูญเปล่า หมดกำลังใจ และจะทำงานนั้นต่อแค่พอเสร็จ(เพราะหมดแรงหมดใจจะทำ) แต่ไม่ทำให้ออกมาดีตามที่ตั้งเป้าไว้

พบปัญหาระหว่างดำเนินการให้บอกหัวหน้าทีมเท่านั้น

หลังจากประชุมแล้วหากคุณพบปัญหาในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นอุปสรรคอะไรก็ตามที่เกิดจากบุคคลภายนอก หรือปัญหากับทีมอื่นที่ต้องทำงานร่วมกัน ให้แจ้งกับหัวหน้าการประชุมเพื่อช่วยหาทางออก ภายใต้กรอบการทำงานตามแผนเดิม หรือช่วยไกล่เกลี่ยปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยอำนาจสั่งการที่มี รวมทั้งหัวหน้าจะนำปัญหานี้เข้าสู่ที่ประชุมครั้งถัดไปเพื่อหาทางออกร่วมกัน

กำหนดการประชุมให้เหมาะสมกับงาน

งานบางอย่างควรเรียกประชุมสัปดาห์ละ 2 ครั้ง แต่งานบางอย่างแค่ 2 ครั้งตลอดโครงการก็เพียงพอ การกำหนดวันเวลาในการประชุมควรตั้งให้เหมาะสมกับรูปแบบงานที่ทำ งานที่ต้องติดต่อสื่อสารกับบุคคลหลายฝ่าย หลายองค์กร มีตัวแปรมากมายในงาน การเรียกประชุมบ่อยๆ เพื่อช่วยกันระดมความคิดหาทางออกก็เป็นเรื่องจำเป็นต้องทำ

บางโครงการทำเฉพาะบริษัทกับคู่ค้าเพียงเจ้าเดียว งานมีความเรียบง่ายทุกคนรู้หน้าที่ตัวเองดี ประชุม แค่ 2 – 3 ครั้งแล้วจบงานก็ได้เช่นกัน การนัดหมายประชุมจึงต้องดูที่เนื้องานเป็นหลัก การนัดประชุมถี่เกินไปโดยไม่จำเป็นจะทำให้ทีมงานรู้สึกว่าตัวเองไม่มีเวลาทำงานอย่างเต็มที่ต้องคอยหาเวลามาประชุม บางงานนัดประชุมห่างเกินไป ทีมงานจะขาดความกระตือรือร้นในการทำงาน ดังนั้นการนัดหมายการประชุมตลอดโครงการควรมีอย่างน้อย 3 ครั้ง

ครั้งที่ 1 นัดประชุมครั้งแรก เพื่อรับรู้แนวคิดงานร่วมกัน กำหนดมอบหมายหน้าที่ กรอบการทำงาน ให้ทีมได้รู้ว่าใครทำหน้าที่อะไร ก่อนแยกย้ายไปทำงาน

ครั้งที่ 2 นัดประชุมสอบถามความก้าวหน้าและปัญหาที่พบ ส่วนใหญ่จะนัดในช่วงกลางระยะเวลาดำเนินการ เพื่อสอบถามความก้าวหน้าและแก้ปัญหาร่วมกัน

ครั้งที่ 3 นัดประชุมก่อนปิดงาน ติดตามความคืบหน้าครั้งสุดท้ายก่อนจบงาน ควรนัดก่อนจบงาน 1 – 2 สัปดาห์ เผื่อมีปัญหาจะได้ช่วยกันแก้ไข

หากเนื้องานต้องมีประชุมระหว่าง 2 – 3 ทีมในโครงการ ก็ให้หัวหน้าการประชุมใหญ่เข้าร่วมประชุมกับ 2 ทีมนั้น โดยไม่ต้องเรียกตัวแทนทีมงานอื่นเข้ามาประชุมเพื่อร่วมรับรู้ เพื่อจะได้ใช้เวลาอันมีค่าไปทำงานตามที่ได้รับมอบหมายจะดีกว่า

อย่าเรียกประชุมในเรื่องที่มีผลสรุปไว้แล้ว

ท้ายสุดการประชุมที่น่าเบื่อที่สุดในโลกคือการประชุมระดมความคิดเห็นที่ไม่เคยเอาไปใช้ บางบริษัทมักตั้งโครงการขึ้นมา แล้วเรียกประชุมขอความคิดเห็นพนักงาน ว่าอยากให้บริษัทดำเนินการไปในทิศทางแบบไหน ทำอะไรบ้าง ทั้งที่ผู้บริหารมีธงแนวทางดำเนินการไว้ในใจอยู่แล้ว แต่เรียกประชุมโดยให้เหตุผลว่า “อยากให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในบริษัท” พนักงานก็ดีใจได้ออกความคิดเห็น แต่ไม่เคยมีความเห็นของตัวเองหรือเพื่อนร่วมงานคนไหนถูกนำไปใช้อย่างจริงจัง แบบนี้เรียกว่าเป็นการประชุมสูญ คือ สูญเปล่า ไม่มีประโยชน์ใดๆ ต่อบริษัทและพนักงาน

สู้พนักงานเอาเวลานี้ไปทำงานอื่นให้เสร็จจะดีกว่า หากบริษัทไหนทำแบบนี้บ่อยๆ จะสังเกตได้เลยว่าเมื่อมีประชุมแนวนี้ พนักงานจะไม่ค่อยออกความคิดเห็น บางก็โดดประชุมเพราะเห็นว่าเป็นเรื่องไร้สาระ ออกความคิดเห็นไปแล้วก็ไม่ทำ ไม่เห็นค่าในเสียงความเห็นของพวกเขา ทำให้พนักงานมองบริษัทตัวเองในแง่ลบไปอีก หากมีโครงการใหม่ที่ผู้บริหารมีแนวทางเอาไว้แล้ว ให้เรียกประชุมเฉพาะหัวหน้าแล้วให้หัวหน้าไปแจกจ่ายงานต่อก็เพียงพอแล้วไม่จำเป็นต้องเรียกประชุมใหญ่แต่อย่างใด.

Copyright © Readspread.com ติดต่อฝ่ายข่าว Tel.089-922-7859 Email/Yothin.Yoojongdee@gmail.com | Newsphere by AF themes.